第一章 总 则
第一条 为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，提高公文流转效率，根据国家电子公文管理和中科院公文管理的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法中的电子公文，是指我所通过ARP公文系统接收或制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。
第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的基本原则。
第四条 电子公文具备公文效力。
第二章 机构及职责
第五条 我所信息化工作领导小组在电子公文方面的管理职责是：
（一）贯彻落实中科院对电子公文管理的各项要求，督促公文管理部门做好电子公文的管理工作。
（二）落实我所ARP公文系统运行维护部门，督促做好系统的技术支持和运行维护，协调解决系统使用中出现的问题。
（三）为我所电子公文管理提供必要的物力和财力保障。
第六条 所长办公室负责全所电子公文管理。具体职责是：
（一）制定我所电子公文管理的规章制度，指定公文管理员和系统管理员。
（二）督促指导所属各部门的ARP公文系统使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题。
（三）我所电子公文的审核。
（四）及时接收送达我所的电子公文并做好拟办工作。
（五）我所电子印章管理。
（六）全所电子公文的归档管理。
第七条 科技信息中心负责ARP公文系统的技术支持和运行维护，具体职责是：
（一）协助解决ARP公文系统使用中出现的问题。
（二）ARP公文系统补丁及时更新。
（三）我所内设机构及使用人员的电子公文系统权限管理。
第八条 我所各部门负责本部门电子公文管理，具体职责是：
（一）贯彻落实研究所对电子公文管理的各项要求，规范使用公文系统。
（二）本部门起草的电子公文的审核和归档。
（三）及时接收和办理送达本部门的电子公文。并将办理结果及时交所长办公室归档。
第三章 发文和收文处理
第九条 我所电子公文发文处理程序为：
（一）发文部门指定拟稿人通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式须符合《中国科学院公文处理标准》；拟好的文稿提交部门负责人审核。
（二）部门负责人认真审核公文文稿，需其他部门负责人联合审核的公文，须提交联合审批部门会签。部门审核通过后，公文文稿提交公文管理部门负责人核稿。
（三）公文管理部门负责人应对公文的行文规则、格式和内容等严格把关，将存在严重问题的文稿退回拟稿部门重新修改。审核通过后，按所领导职责分工将公文文稿提交主管所领导签发。主管所领导如认为需其他所领导会签的，应在签发意见中明确说明并提交其他所领导会签。签发通过的公文文稿提交公文管理员复审。
（四）公文管理员需对公文格式和排版、成文时间等进行认真核查，并按照我所公文管理的规定编制文号，加盖电子印章，设置系统收文单位和打印份数。审核完成后，提交拟稿人复审。
（五）拟稿人对文稿进行最后审核。审核无误后点击“发送”，将电子公文通过ARP系统发送至收文单位，不通过ARP系统发送、须打印纸质文件的，按规定通过其他方式发送。拟稿人应及时通过ARP系统打印《公文批办单》，经本人签字、签发所领导签字，连同按照公文格式打印的正文及附件各一份提交公文管理员归档。
（六）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收单位联系，确保公文正常接收。
第十条 我所电子公文收文处理程序为：
（一）公文管理员在工作时间应每天登录ARP公文系统查收电子公文（工作日至少上下午各1次）。
（二）公文管理员接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后提交所长办公室负责人。如有问题应及时与发文单位联系。
（三）公文管理员根据来文内容提出初步拟办意见，提交公文管理部门负责人。
（四）所长办公室负责人根据来文内容提出初步拟办意见，提交所领导批示。
（五）公文管理员根据所领导批示，将电子公文提交给相关领导、部门负责人或其他人员。领导批示中明确到具体人员的，发送到具体人员；明确为部门的，发送到部门负责人。一般传阅件可通过系统同时提交给多个阅件人阅批。
（六）除一般传阅件可签批“已阅”外，其他电子公文阅件人应明确签批办理意见。所领导签批到部门承办的，承办部门负责人要提出具体办理要求和安排，并将电子公文提交给本部门承办人员办理。具体承办人员应在办理意见中注明办理结果或办理工作进展情况。
第十一条 电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。
第四章 电子印章管理
第十二条 我所电子印章由中科院办公厅统一制作、颁发。
第十三条 电子印章的使用要求如下：
（一）ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。
（二）严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。
（三）实物印章更换时，须同步更换电子印章。更换电子印章向中科院办公厅提出书面申请，并附新印模。
第五章 应急与安全保密
第十四条 应急管理：
（一）当ARP公文系统出现故障，电子公文无法正常办理时，应及时通知公文管理员查明原因，排除故障。
（二）公文管理员不能排除的故障，应及时联系中科院ARP公文系统运维单位处理。
第十五条 各部门应加强对ARP公文系统的安全保密管理及使用人员的安全保密教育。
（一）使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。
（二）当使用人员调离或岗位发生变化时，公文管理部门应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。
（三）ARP公文系统严禁处理涉密文件。
第六章 归档
第十六条 电子公文的归档工作按照《中国科学院档案管理工作标准》（科发办字〔2005〕373号）执行。
第十七条 电子公文归档范围和保管期限按照《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》和《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》执行。
第十八条 归档要求：
（一）办理完毕且具有保存价值的电子公文，须及时打印纸质件。归档时，须将电子公文与对应的纸质件同步归档。
（二）打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名。
（三）电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。
（四）电子公文归档时，应当进行真实性、完整性、可用性鉴定、检测，并由部门责任人确认后，办理移交手续。
第十九条 电子公文档案的保管和利用执行国家及中科院相关规定。
第七章 监督与责任追究
第二十条 有下列行为之一者，研究所将视情节轻重追究相关部门和人员的责任；对于情节较轻的责成其限期整改，情节严重的予以行政处分；触犯法律法规的移交司法部门依法追究责任。
（一）电子公文管理维护不力，系统无法正常运转。
（二）使用ARP公文系统处理涉密公文。
（三）造成电子公文或电子印章非正常损毁或丢失。
（四）违规使用电子印章。
（五）违反规定提供、复制、公布、销毁电子公文。
（六）篡改、伪造、出卖电子公文。
（七）其他违反国家法律法规、中科院和我所相关规章制度的行为。
第八章 附 则
第二十一条 本办法由所长办公室负责解释。
第二十二条 本办法中的“ARP”指中科院资源规划项目（Academia Resource Planning）。
第二十三条 本办法自印发之日起施行。
