2014年3月国务院下发了《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》即国发【2014】11号文，该文是根据《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020年）》和《中共中央国务院关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》的精神，提出加强中央财政民口科研项目和资金管理提出若干意见，紧接着中国科学院按照国发【2014】11号文，发布了《中国科学院关于加强科研项目和资金管理的指导意见》的征求意见稿。其实这些意见的颁布，无非都体现了中央和地方各部门对科研经费管理的更加重视，同时也为科研经费管理起有力的推动和保障作用。 

　　而作为基层的科研院所该怎么做才能适应新的形势，那么积极地探索合理的管理方法，使科研经费既能合理使用又能保证科研工作健康地可持续进行，是目前科研院所工作的重中之重。在此，笔者有如下五点建议： 

　　一、学习和掌握各类规章制度，了解科研经费的流程，分析经费的运行趋势 

　　（一）学习国家的各类管理规定，提高科研管理部门、项目承担部门、财务管理部门规范使用科研经费的意识。我们知道，学习和掌握国家的各类管理规定是合理使用科研经费的前提。国家的许多部门如财政部、科技部、发改委、总装、教育部、中国科学院和各类基金委等先后出台了科研项目管理办法。这些办法是科研院所规范使用科研经费的主要依据。科研院所应该经常组织学习与宣贯，把科研经费的合理使用基本思想传达到每个科研项目人员。但在具体实施中，要求项目承担部门每位成员都十分熟悉国家的管理规定是有一定困难的，但在每个部门至少可以有若干人员专门管理科研经费，这种既懂技术又懂管理的人员与项目负责人充分沟通来参与预算的编制和经费的使用，那么项目承担部门管理科研经费的能力就会大大提升。 

　　（二）了解科研经费的流程，掌握并分析科研经费的运行趋势 

　　众所周知，有了科研项目，才有科研经费。而科研项目从申请、立项、实施、结题和决算等过程都是与科研经费的管理不可分离。（下面以科技部高技术项目的简要流程为例作图如下）

　　从上图我们可以看出：科研经费的每一环节都与科研经费合规管理丝丝相扣。所以加强对科研经费流程和运行趋势的了解也是合理使用科研经费的前提之一。 

　　二、对科研管理部门、项目承担部门、财务管理部门进行角色定位，进一步完善单位内控制度建设，提高单位内部管理水平，以保证科研经费的合理使用 

　　科研管理部门的职责是负责科研项目管理和合同管理，对科研经费的来源和性质进行把关，提供立项和结题信息，配合财务管理部门做好经费入账与使用，参与审计。 

　　项目承担部门的职责是负责编制科研项目经费的预算和决算，按照预算批复使用科研经费，及时的办理项目结题结账手续，接受审计。 

　　财务管理部门的职责是负责科研项目经费的核算和财务管理，指导项目预算的编制，按照预算和合同的进度指导项目承担部门使用科研经费，审查项目结题决算，对科研经费收支做到实时监控，接受审计。 

　　内控制度的进一步完善是科研院所加强科研经费规范使用的前提。有了健全的内控制度，在科研院所内部才能使科研管理人员、财务管理人员、科研人员做到有法可依、有章可循。科研院所应根据本单位承担科研项目的特点，以国家政策法规为指导，结合科研项目的经费管理、预算管理、资金使用管理、固定资产管理、物资采购管理、质量管理、合同管理等需要，制定出符合国家法规的内部控制制度。细化科研经费全过程管理，严控审核经费的审批手续，报销手续。比如外协加工研制合同实行多部门会签，物资的购销存实行出入库管理，固定资产的购置严格按政府采购来执行，会议费、专家咨询费、劳务费和三公经费等严格执行国家规定的标准。作为基层科研单位，我们应该做到改进项目资金结算方式，比如设备费、大宗材料和测试加工费、劳务费和专家咨询费原则上银行转账结算；如发生的会议费、差旅费、小额材料费的等推行公务卡结算，最大限度地减少现金结算。机票实行政府采购，资料费的报销需附上清单。 

　　三、编制科学合理的预算 

　　科研项目预算是科研经费的依据，科研经费的规范使用还需科学地编制预算。如果预算编制与经费实际使用严重脱节，即使经费申请到了，一些应该入的正常开支因为未列入预算而无法在该项目报销，只有占用其他项目经费，这种做法造成的后果就是拆东墙补西墙，不利于项目的科学进行。 

　　（一）预算的编制应由科研管理部门、项目承担部门、财务管理部门共同编制。科研单位应建立统一的科研经费预算管理制度，制定可操作的、合理的预算程序。 

　　（二）注重科研经费的预算编制，还需对对项目经费预算作细化处理 

　　具体来说，预算的编制应围绕该项目的研究内容、研究目标、研究周期、关键技术等因素，结合国内外的市场行情及各项政策法规，完成设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版文献知识产权事务费、劳务费等直接费用或间接费用的编制，并针对预算科目明细，详细说明与科研项目的关联性，尽量能够列出材料、设备、测试化验加工费的报价单，还有劳务费、会议费、专家咨询费及国际出访交流详细明细，从而编制出具体可行的项目预算。 

　　四、加强科研经费的管理和监督检查，实行项目预算全方位监控 

　　（一）建立高效的项目经费财务管理系统和科研经费实时自查制度 

　　建立高效的项目经费财务管理系统是加强科研经费管理和监督的必要环节。而这种性质的系统，除了满足日常财务管理和核算工作外，还应将财务管理信息系统与相关软件结合使用，细化经费管理，建立和完善输入控制和输出控制。如中国科学院的ARP（Administrator Relation Program）是实现中国科学院科学的资源规划的信息系统工程。ARP从中国科学院院所两级治理结构出发，以科研计划与执行管理为核心，对全院人力、资金、科研基础条件等资源配置及相关管理流程进行整合与优化，构建有效的管理服务信息技术平台。通过该系统，科研管理部门录入课题合同的相关信息（性质、来源）和课题编号；而项目承担部门行政秘书按科研项目预算要求提交借款或支出，项目负责人可以实时看到自己负责的课题情况；而财务管理人员审核借款或支出，查看所有在研课题的详细到款、转拨、支出、结余情况，同时与财务收支明细账进行汇总分析，定期检查经费使用情况。 

　　（二）加强对科研经费的监督检查 

　　早在2006年科技部、财政部就已经发（国科发财字【2006】407号文），2011年9月科技部、财政部又发文（财教【2011】434号），而在本文开头提到的国发【2014】11号文的第六大点就提出加强科研项目和资金监管，并加大对违规行为的惩处力度。 

　　建立项目验收财务审计制度。项目管理部门必须在项目结题验收前组织专项财务审计，未能通过审计则不能通过项目验收。财务管理部门与项目承担部门人员应通力配合，从预算编制、预算执行、验收审计 

　　对科研经费过程建立抽查审计和延伸审计制度，加强科研经费的全过程监督。建立结余资金管理制度，科研单位可根据自身的实际情况，结合有关财务规章制度和财政部结余资金管理规定，制定出科研经费结账管理办法，进一步加强对结余资金的管理，应明确结账的时间和结余经费用途，要求项目组在完成任务或通过验收后，必须在规定时间内办理项目的结账工作。 

　　五、加强绩效评估结果的激励和约束机制 

　　基层科研院所应结合项目审计，采用更加科学有效的评估方法，完善科研项目绩效考评体系。组织同行专家评议，对于在科研项目上有突出成果的部门或个人，在绩效的评估和发放应有所体现，以鼓励和激发科研承担部门人员的积极性和热情。而对于长时间占用大量科研经费又没有取得相应的成果的部门，在今后的经费支持和项目的审批等方面应予以限制或否定，充分发挥绩效评估机制的效用。 

　　综上所述，基层科研单位应根据自己的具体情况，对科研项目从立项、预算、执行和后期验收审计全过程实施动态的跟踪管理，加强内控制度建设，加强绩效评估结果的激励和约束机制，从而保证在未来的竞争中立于不败之地。 

　　作者：光电所财务处 沈云丽 

　　文章来源：《现代商业》2016年第6期